home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Super Platinum 8 / Shareware Super Platinum 8.iso / mac / DATABASE / DPTEST.ZIP;1 / README.MEM < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-02-01  |  9.0 KB  |  194 lines
  1.              Copyright WordPerfect Corporation 1993
  2.                        All Rights Reserved
  3.  
  4. README.MEM                                                 2/1/93
  5.  
  6. This README file is in DOS text format and is 4 pages long.
  7.  
  8. The Members database keeps track of membership for organizations. 
  9. It records general member information, meetings attended,
  10. contributions, and family relationships.  The database is
  11. designed for use with DataPerfect 2.3.
  12.  
  13. The Members database is useful for churches, community groups,
  14. volunteer associations, and other organizations that need to
  15. organize and list information about people.
  16.  
  17. For information on deleting the sample data in MEMBERS, see the
  18. file titled README.APP.
  19.  
  20. You may copy and modify this database for your own or your
  21. company's use.  You may not copy the database and resell it. 
  22. Please be aware that while WordPerfect Corporation provides
  23. support on DataPerfect questions, only limited support is
  24. available for these predefined databases.  No support is
  25. available for the databases if they have been modified.
  26.  
  27. PANELS
  28. The Members database was created with a built-in menu to make
  29. navigating easier.  The menu allows access to all panels as well
  30. as most functions and built-in reports.
  31.  
  32. You will enter information in all panels except the Contribution
  33. Summary panel, which displays contribution totals for each
  34. member.  As you tab through each field, a help message at the top
  35. of the screen explains what to do while in that field.  Press
  36. Help (F3) twice for further information about the field.
  37.  
  38.      MEMBERSHIP
  39.      The Membership panel is the main panel.  This is where you
  40.      enter general information about each member, such as name,
  41.      address, phone number, birth date, comments, and spouse's
  42.      name.  This panel has links to the Contributions and
  43.      Contribution Summary panels.
  44.  
  45.      ATTENDANCE RECORD 
  46.      The Attendance Record panel records events attended by each
  47.      member.  The panel has fields for date, event, and name.
  48.  
  49.      FAMILY GROUPS 
  50.      The Family Groups panel allows you to establish family
  51.      relationships between members.  You enter the father's and
  52.      mother's names in the appropriate fields to establish the
  53.      parental relationship.  From this panel, you also access the
  54.      Children panel, where you create a record for each child. 
  55.      When there are children's records in the Children panel,
  56.      those names are displayed in the Family Groups panel.
  57.  
  58.      CONTRIBUTIONS 
  59.      The Contributions panel records contributions for each
  60.      member.  For every contribution, the date, amount, and
  61.      category are recorded. 
  62.  
  63.      CHILDREN 
  64.      The Children panel relates children to a parent or parents. 
  65.      When you need to enter information in this panel, you should
  66.      access it from the Family Groups panel.
  67.  
  68.       
  69.      CONTRIBUTION SUMMARY 
  70.      The Contribution Summary panel displays the total
  71.      contribution for each member.  The individual contributions
  72.      for each member are also listed.  This is the only panel
  73.      where you are not required to enter any information; the
  74.      totals are created for you through links.
  75.  
  76.      EVENT NAMES
  77.      The Event Names panel records all possible event names to be
  78.      used in the Attendance Record panel.  When you enter records
  79.      in the Attendance Record panel, you may look up all events
  80.      listed and select the desired event.
  81.  
  82.      CONTRIBUTION CATEGORY NAMES 
  83.      The Contribution Category Names panel records all possible
  84.      contribution categories to be used in the Contributions
  85.      panel.  When entering records in that panel, you may list
  86.      all categories in the Contribution Category name panel and
  87.      select the desired category.
  88.  
  89. REPORTS
  90. Members provides four custom reports in addition to Built-In
  91. Short Reports.  These custom reports print information about
  92. members, attendance, and families.  Using DPPrint when running
  93. reports is recommended.  For more information about DPPrint, see
  94. Appendix L: Utilities--DPPrint in DataPerfect Reference.
  95.  
  96.      ATTENDANCE REPORT 
  97.      This report prints the names of members who attended a
  98.      certain event.  As the report begins, you are prompted to
  99.      enter the event, starting date, and ending date to search
  100.      for.  You are also asked to enter the number of event
  101.      periods.  This is the number of times that particular event
  102.      was held, and is used to calculate the attendance percentage
  103.      for each member.
  104.  
  105.      LIST OF MEMBERS 
  106.      This report will print a list of all people entered in the
  107.      database, or a list of members only, depending on what
  108.      information you enter in answer to the prompt given as the
  109.      report begins.
  110.  
  111.      BIRTHDAY LIST 
  112.      This report prompts you for the month to search.  It then
  113.      lists the name and birth date for each member who has a
  114.      birthday in that month.
  115.  
  116.      FAMILY GROUPS REPORT 
  117.      This report lists the father, mother, and children for each
  118.      family in the database.
  119.  
  120. USING THE DATABASE
  121. To use the database, you need to first set up the events and
  122. contribution categories you will need.
  123.  
  124. In the Event Names panel, press Create (F9) to create a new
  125. record and enter the event name (for example, Sunday School). 
  126. Continue creating records until you've established the events
  127. you'll need.  If you need to add another event later, you may do
  128. so by following the same process.  When finished, press Exit (F7)
  129. to leave the Event Names panel and return to the panel list.
  130.  
  131. In the Contribution Category Name panel, press Create (F9) to
  132. create a record.  Enter the contribution category (for example,
  133. Dues).  Continue creating records until you've established the
  134. contribution categories you'll need.  If you need to add other
  135. categories later, you may so by following the same process. 
  136. Press Exit (F7) to leave the Contribution Category Names panel
  137. and return to the panel list.
  138.  
  139. Now that you have your events and contribution categories set up,
  140. you are ready to enter information in the database, beginning
  141. with the Membership panel.  In the Membership panel, press Create
  142. (F9) to create a record.  Enter the general information about the
  143. member, pressing Tab to move from field to field.  After you have
  144. entered information in all of the fields, you should be on the
  145. Contributions panel link.
  146.  
  147. Press Down Panel (F5) to go through the link into the
  148. Contributions panel and start a new record.  The name and date
  149. will be filled in for you; however, you can change the date if
  150. you wish.  Enter the amount of the contribution as well as the
  151. contribution category.  If you don't remember which contribution
  152. category to use, press Lookup (F8) or Up Arrow to see the list of
  153. categories.  Highlight the desired category and press Enter, and
  154. the category will be inserted in the field.  If you have more
  155. contributions for this member, continue creating records until
  156. you've entered them all.  If you need to add other contributions
  157. later, you may do so by following the same process.  When
  158. finished, press Exit (F7) to return to the Membership panel.
  159.  
  160. With your cursor on the Summary link, press Down Arrow to move to
  161. the Contribution Summary panel.  That particular member's summary
  162. will be shown, displaying the total contribution as well as
  163. listing each individual contribution.  When finished, press Exit
  164. (F7) twice to return to the panel list.
  165.  
  166. The next panel to enter information in is the Attendance Record
  167. panel.  In that panel, press Create (F9) to create a record. 
  168. Enter the date of the event, then enter the event name.  If you
  169. don't know which event to enter, press Lookup (F8) or Up Arrow to
  170. see a list of events.  Highlight the desired event and press
  171. Enter, and the event name will be inserted for you.  Enter the
  172. member's name in the same way you entered the event name.  If you
  173. have more attendance records for this member, continue creating
  174. records until they've all been entered.  If you need to add other
  175. records later, you may do so by following the same process. 
  176. Press Exit (F7) to return to the panel list.
  177.  
  178. The next panel to enter information in is the Family Groups
  179. panel.  While in that panel, press Create (F9) to create a record
  180. and enter the father's name.  If you don't remember the father's
  181. name, press Lookup (F8) or Up Arrow while you are on the first
  182. name field to see a list of members.  Highlight the correct name
  183. and press Enter, and the name will be inserted in the field.  If
  184. you do not have the father's name, leave the field empty.  Enter
  185. the information in the mother's name field in the same way.
  186.  
  187. Move to the Children panel link, and press Down Panel (F5) to
  188. move to the Children panel and start a new record.  Enter the
  189. name of the first child for this family in the same way you
  190. entered the names for father and mother.  If you have more
  191. children for this family, continue creating records until they've
  192. all been entered.  If necessary, additional names may be added at
  193. another time.  Once you have entered all of the children for this
  194. family, press Exit (F7) twice to return to the panel list.